Logiciel commercial pour le vin :
ce qu’il doit faire.

Le tableau

Logiciel commercial, CRM, logiciel de gestion : quelle différence ?

Dans le vin, trois familles d’outils se croisent :

• le logiciel de gestion (ou de facturation) : stocks, factures, déclarations, comptabilité ;
• le logiciel commercial, souvent appelé CRM : les clients, les rendez-vous, les échanges, les relances ;
• la boutique en ligne : la vente aux particuliers.

WineCRM est un logiciel commercial. Il ne facture pas et ne gère pas de stock : il s’occupe de ce qui se passe avant et après la commande, et lit vos factures (importées en Excel) pour savoir qui relancer.

Ce qu’un logiciel commercial pour le vin doit faire

1. Prospecter, au bon endroit

Les clients du vin ont une adresse : un caviste, un restaurant, un bar à vin. Il faut pouvoir les trouver sur une carte, les garder en un geste, et ne pas perdre les cartes de visite d’un salon. Dans WineCRM, la prospection Google Maps et le scan des cartes de visite sont compris dès l’offre gratuite.

2. Organiser les rendez-vous et les tournées

Un agenda où deux rendez-vous ne se chevauchent jamais, et une tournée qui place vos rendez-vous à leur heure, propose les clients et prospects sur votre route, range les arrêts dans l’ordre le plus court et lance l’itinéraire dans Google Maps.

3. Garder la mémoire de chaque dégustation

En visite, noter les vins goûtés et la réaction du client à chacun (il aime, moyen, pas pour lui), dicter une note en sortant, prendre la commande et fixer la prochaine relance. Avant la visite suivante, tout est là : dernière commande, vins aimés, dernier compte-rendu.

4. Envoyer les bons documents, tout de suite

La fiche technique de chaque vin en PDF, à jour, avec les coordonnées du domaine ; les tarifs et catalogues rangés en dossiers ; des photos haute définition. Un envoi par WhatsApp, e-mail ou SMS, un lien par document valable 7 jours, et la trace de l’envoi sur la fiche du client.

5. Suivre les commandes prises

La commande prise en visite attend dans « À saisir » : vous la copiez ou l’envoyez par e-mail au domaine ou à votre logiciel, puis vous la passez « Saisie ». Le logiciel commercial ne doit pas faire semblant d’être votre facturation.

6. Dire qui relancer

Un client qui commande tous les 45 jours et n’a rien commandé depuis 62 jours doit vous être signalé. WineCRM l’apprend de vos factures importées et le fait passer « Hors rythme » quand sa commande a plus d’un quart de retard (7 jours au moins).

Généraliste ou spécialisé ?

Un logiciel commercial généraliste fait très bien la partie « pipeline » : des affaires qui avancent d’étape en étape. Il convient aux équipes qui vendent des contrats. Dans le vin, la vente se répète : le même caviste recommande, à son rythme, et la question est moins « où en est l’affaire ? » que « qui n’a pas recommandé ? ». Un outil spécialisé part de là. Les comparatifs détaillés : WineCRM ou HubSpot, WineCRM ou Pipedrive, WineCRM ou Excel.

Comment le mettre en place en une semaine

1. Jour 1 : importez votre fichier de clients (le modèle Excel est fourni) et vos vins.
2. Jour 2 : remplissez la fiche technique de vos trois vins les plus demandés et rangez votre tarif.
3. Jour 3 : importez l’export Excel des ventes de votre logiciel de facturation (offre Pro ou essai).
4. Jours 4 et 5 : préparez une tournée, faites vos visites avec l’app, dictez vos notes.
5. Fin de semaine : regardez qui est « Hors rythme », et relancez.