WineCRM ou Excel : que choisir pour suivre ses clients en vin ?

Le tableau

Excel, le premier CRM de presque tout le monde

Presque tous les vignerons et les agents commencent par un tableur : une ligne par client, des colonnes pour la ville, le téléphone, la date de la dernière commande. C’est gratuit, souple, et tout le monde sait s’en servir. Pour une poignée de clients fidèles, c’est souvent le bon outil.

Quand Excel suffit

Si vous vendez surtout au domaine, à quelques clients que vous connaissez par cœur, un tableau bien tenu fait l’affaire. Deux conseils pour qu’il serve vraiment :

• une colonne « date de dernière commande », triée chaque lundi : les plus anciennes en haut sont vos relances ;
• une colonne « prochaine action », avec une date : sinon, la relance dépend de votre mémoire.

Quand Excel ne suffit plus

Le tableur reste au bureau quand vous êtes sur la route. Les signes qu’il est temps de passer à autre chose :

• les cartes de visite d’un salon attendent dans une sacoche, et la moitié ne sera jamais saisie ;
• les notes de visite finissent dans un carnet ou dans les messages du téléphone ;
• vous cherchez la dernière version de la fiche technique avant chaque envoi ;
• vous découvrez trop tard qu’un client ne recommande plus ;
• préparer une tournée prend une soirée avec une carte et un téléphone.

Ce que WineCRM fait de plus qu’un tableur

Le fichier est le même ; ce qui change, c’est ce qu’on peut en faire sur le terrain. Chaque client a une fiche qui raconte la relation (envois, notes, visites, commandes, ventes). Sur le téléphone, une photo de carte de visite crée un contact, une note se dicte, une fiche technique part par WhatsApp. Vos factures importées donnent le rythme de chaque client, et WineCRM vous dit qui a dépassé le sien.

Passer d’Excel à WineCRM

1. Téléchargez le modèle d’import depuis WineCRM (Contacts, puis « Importer »).
2. Collez vos colonnes : nom, ville, téléphone, e-mail, type d’établissement, statut, tags.
3. Déposez le fichier : WineCRM le vérifie et vous montre les nouveaux contacts, ceux qui existent déjà et les lignes à corriger, avant d’importer quoi que ce soit.
4. Faites de même pour vos vins, puis pour l’export Excel des ventes de votre logiciel de facturation.

Vous gardez votre tableur si vous le voulez : WineCRM exporte aussi toutes vos données, à tout moment.