WineCRM · Version 1.2 · En vigueur au 24 septembre 2026 · S’applique au site winecrm.app, à l’application web et aux applications mobiles WineCRM
1. Qui traite vos données
WineCRM est édité par FlowLabs SAS, société par actions simplifiée au capital de 5 000 €, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 100 545 003, dont le siège est situé 2 chemin de Peyrouley, 33360 Carignan-de-Bordeaux, France (« FlowLabs », « nous »).
FlowLabs intervient à deux titres :
Responsable de traitement pour les données nécessaires à son activité propre : visiteurs du site, demandes de contact et de démonstration, comptes utilisateurs, abonnements, facturation, assistance, sécurité et communications commerciales.
Sous-traitant pour les données que ses clients enregistrent dans leur CRM (contacts professionnels, notes, fichiers, produits, ventes, rendez-vous, tâches, enregistrements audio). Pour ces données, le client est responsable de traitement et FlowLabs agit sur ses instructions, dans les conditions de l’Accord de sous-traitance (DPA) disponible à l’adresse winecrm.app/dpa/.
Contact : contact@winecrm.app · 06 35 23 93 63 · FlowLabs SAS, 2 chemin de Peyrouley, 33360 Carignan-de-Bordeaux. FlowLabs n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données ; toutes les demandes relatives aux données personnelles sont traitées à cette adresse.
2. Données traitées, finalités, bases légales et durées
| Mesure d’audience du site (Matomo, hébergé par FlowLabs) | Pages vues, adresse IP tronquée, type d’appareil, source de visite | Intérêt légitime (mesure d’audience exemptée de consentement) | 25 mois maximum ; cookies 13 mois maximum |
| Traitement | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Demandes de contact et de démonstration | Nom, prénom, email, téléphone, structure, message | Mesures précontractuelles / intérêt légitime | 3 ans après le dernier contact émanant de la personne |
| Email saisi sur la page d’accueil (« Essayer gratuitement ») | Adresse email, date et page de saisie | Intérêt légitime (informations et offres WineCRM adressées à des professionnels, en lien avec leur activité) | 3 ans après le dernier contact émanant de la personne ; retrait immédiat de la liste en cas de désinscription |
| Création et gestion du compte | Nom, prénom, email, mot de passe (stocké sous forme hachée), mode de connexion (email, Google ou Apple), préférences, versions des documents acceptées | Exécution du contrat | Durée du compte, puis 30 jours de récupération avant suppression |
| Abonnement et facturation | Formule, période, montants, factures, identifiants de paiement Stripe, adresse de facturation | Exécution du contrat / obligation légale | Pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Preuve des acceptations contractuelles | Date, version acceptée, identifiant du compte | Intérêt légitime (preuve) / obligation légale | 5 ans après la fin de la relation |
| Assistance | Échanges, pièces jointes | Exécution du contrat / intérêt légitime | Durée de la demande, puis 2 ans |
| Sécurité et prévention des abus | Données techniques de connexion | Intérêt légitime | 12 mois maximum |
| Actualités et offres WineCRM | Email, choix de consentement | Consentement (case facultative, décochée par défaut) | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans sans interaction |
| Liste d’exclusion (désinscriptions) | Email, date du choix | Obligation légale / intérêt légitime | 3 ans minimum, utilisée uniquement pour respecter l’opposition |
Les champs obligatoires sont signalés lors de la collecte. À défaut, la fonction demandée ne peut pas être fournie.
3. Données enregistrées dans le CRM par nos clients
Nos clients enregistrent dans WineCRM des informations sur leurs contacts professionnels (cavistes, restaurateurs, distributeurs, prospects) : identité, coordonnées professionnelles, adresse de l’établissement, notes, historique de ventes et de visites, documents et enregistrements audio. Le client détermine les finalités et les bases légales de ces traitements et informe les personnes concernées lorsque c’est nécessaire.
FlowLabs traite ces données uniquement pour fournir le service. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas pour notre propre prospection et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
WineCRM n’est pas conçu pour recevoir des données sensibles (santé, opinions, condamnations, etc.). Les clients s’engagent à ne pas en enregistrer, y compris dans les champs libres, fichiers et enregistrements audio.
Si vous êtes le contact d’un de nos clients et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous à ce client. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande au client concerné.
4. Fonctionnalités particulières
Formulaire de la page d’accueil. L’email saisi dans le champ « Essayer gratuitement » est enregistré dans notre outil d’emailing Brevo, puis vous êtes redirigé vers la création de compte. Nous l’utilisons pour vous envoyer des informations sur WineCRM, y compris si vous ne terminez pas votre inscription (par exemple pour vous aider à la finaliser). Chaque email contient un lien de désinscription.
Scan de cartes de visite. La photographie de la carte est transmise au service Gemini de Google (API payante) pour en extraire les coordonnées professionnelles. FlowLabs ne conserve pas la photographie après l’extraction. Selon les conditions de Google applicables aux services payants, les données transmises ne sont pas utilisées pour améliorer ses modèles ; Google peut toutefois conserver des journaux limités, notamment à des fins de sécurité. Ce traitement peut avoir lieu hors de l’Union européenne (voir section 6). L’utilisateur vérifie les informations extraites avant de les enregistrer.
Notes vocales. Les notes vocales sont enregistrées sous forme de fichiers audio, stockés par Scaleway à Paris. Elles ne sont pas transcrites automatiquement. Lorsqu’un enregistrement contient la voix d’un tiers, l’utilisateur est responsable de son information et, lorsque c’est requis, de son accord.
Cartographie. WineCRM utilise Google Maps Platform pour convertir les adresses professionnelles des contacts en coordonnées, afficher la carte, rechercher des établissements et ouvrir un itinéraire dans Google Maps. Si vous autorisez l’accès à la localisation sur votre téléphone, celle-ci est utilisée sur l’appareil pour afficher votre position ; WineCRM ne la transmet pas à ses serveurs et ne la conserve pas. Google traite les données nécessaires à ces fonctions selon ses propres règles : Règles de confidentialité de Google (policies.google.com/privacy) et Conditions additionnelles de Google Maps (maps.google.com/help/terms_maps).
Import de contacts du téléphone. Seuls les contacts que vous sélectionnez sont importés. WineCRM n’accède pas à l’ensemble de votre carnet d’adresses.
Alertes de relance. WineCRM analyse l’historique des ventes saisi par l’utilisateur pour suggérer, dans l’application, les clients à relancer. Ces alertes sont de simples suggestions : l’utilisateur reste seul décisionnaire. Aucune décision produisant des effets juridiques ou significatifs n’est prise de manière automatisée.
Connexion avec Google ou Apple. Si vous choisissez ce mode de connexion, Google ou Apple nous transmettent les informations nécessaires à l’authentification (nom, email ou adresse relais, identifiant). Ils agissent comme responsables de traitement distincts pour leurs propres traitements.
Paiement. Les paiements sont traités par Stripe. Nous transmettons à Stripe l’email, le nom et les références de commande ; Stripe collecte directement les données de carte et l’adresse de facturation. Les numéros de carte ne transitent pas par nos serveurs. Aucun achat n’est proposé dans les applications mobiles.
5. Destinataires et prestataires
Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de FlowLabs et aux prestataires ci-dessous, pour ce qui est nécessaire à leur mission. Les prestataires de développement n’ont pas accès aux données de production réelles.
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Scaleway SAS | Serveur applicatif, base PostgreSQL, stockage des fichiers et audios | Paris, France |
| Vercel Inc. | Hébergement et diffusion de l’interface web de l’application (app.winecrm.app) | Hébergement et diffusion de l’interface web de l’application (app.winecrm.app) |
| MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas, sur Amazon Web Services) | Base des historiques de ventes | Paris, France (région AWS eu-west-3) |
| Hostinger International Ltd | Hébergement du site winecrm.app | Union européenne |
| Google Ireland Ltd / Google LLC | Scan de cartes (Gemini), cartographie (Google Maps Platform), connexion Google, prise de rendez-vous de démonstration (Google Agenda), messagerie et assistance (Google Workspace) | UE et États-Unis |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des emails liés au compte (codes de vérification, réinitialisation du mot de passe, notifications) ; gestion des listes et envoi des emails d’information et de prospection | Union européenne |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiement et facturation des abonnements | Irlande, avec transferts possibles |
| Apple Distribution International Ltd | Connexion avec Apple, distribution de l’application iOS | Irlande, avec transferts possibles |
La mesure d’audience Matomo est hébergée par FlowLabs sur son hébergement Hostinger ; aucune donnée n’est transmise à l’éditeur de Matomo.
Des autorités administratives ou judiciaires peuvent être destinataires de données lorsque la loi l’exige.
6. Transferts hors de l’Union européenne
Some providers (Google, MongoDB, Stripe, Apple, Vercel) belong to groups established in the United States and may process data outside the European Union, in particular for the Gemini service, for which no processing region is guaranteed. Brevo hosts its data in the European Union but may access it from the United States and India. These transfers are covered by the European Commission’s adequacy decision on the EU-US Data Privacy Framework, where the provider is certified, and by the European Commission’s standard contractual clauses included in these providers’ data processing terms. A copy of the applicable safeguards can be requested at contact@winecrm.app.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures adaptées aux risques, notamment :
Nous recommandons aux utilisateurs d’exporter régulièrement leurs données depuis l’application.
En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et informons les clients concernés dans les conditions du DPA.
8. Fin du compte et suppression
Vous pouvez supprimer votre compte depuis l’application ou en écrivant à contact@winecrm.app. La suppression ouvre une période de 30 jours pendant laquelle les données peuvent être exportées ou le compte restauré sur demande. À l’issue de ce délai, les données sont supprimées de la production ; elles peuvent subsister dans les copies de sauvegarde jusqu’à leur expiration (7 jours), puis sont définitivement effacées. En cas de restauration d’une sauvegarde, les suppressions antérieures sont réappliquées.
Un compte gratuit sans connexion pendant 24 mois peut être fermé, après deux avertissements par email, 30 jours puis 7 jours avant la fermeture.
Les données que FlowLabs doit conserver en vertu d’une obligation légale (factures, preuves) sont archivées séparément, avec un accès restreint, pendant les durées indiquées en section 2.
9. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection commerciale, notamment via le lien de désinscription présent dans chaque email.
Pour exercer ces droits : contact@winecrm.app. Nous répondons dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr ou 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
10. Mineurs
WineCRM est réservé aux professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.
11. Cookies
L’usage des cookies et traceurs est décrit dans la Politique cookies : winecrm.app/cookies/.
12. Modifications
Nous pouvons faire évoluer cette politique pour tenir compte de changements légaux, techniques ou fonctionnels. Les modifications substantielles sont notifiées aux utilisateurs par email ou dans l’application au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, sauf urgence légale ou de sécurité.