Le portefeuille du domaine.
Ses ventes. Ses relances.

Pourquoi un domaine viticole a besoin d’un CRM

Un domaine vend à des cavistes, des restaurants, des épiceries fines, des importateurs et parfois des particuliers, par des salons, des visites et des commandes au téléphone. Au fil des années, le portefeuille se disperse : un tableur, les contacts d’un téléphone, des notes de dégustation, des factures dans le logiciel comptable.

Le risque n’est pas de manquer d’informations, mais de ne pas les voir : un client qui commandait tous les mois et ne commande plus, un prospect rencontré au salon jamais rappelé, une fiche technique envoyée dans une version périmée. Un CRM réunit le portefeuille du domaine, son histoire et ce qu’il reste à faire, et le met sous les yeux au bon moment.

Réunir tout le portefeuille

Commencez par importer votre fichier Excel : WineCRM vérifie chaque ligne et vous montre celles à corriger avant d’importer. Chaque contact reçoit un statut (Prospect, Client ou Inactif), un type d’établissement (restaurant, caviste, bar à vin, hôtel, épicerie fine, importateur…) et les tags de votre choix, par exemple un salon ou une région.

• Les nouveaux contacts s’ajoutent à la main, depuis une carte de visite photographiée, depuis le téléphone ou depuis Google Maps.
• La carte montre tous vos contacts placés à leur adresse.
• La recherche trouve un contact par son nom, sa ville, son type ou un tag.

Voir l’activité commerciale, client par client

Importez les ventes exportées de votre logiciel de facturation. WineCRM rattache chaque facture à son client et affiche sur sa fiche :

• son chiffre d’affaires des 12 derniers mois ;
• sa dernière commande et son rythme habituel (« tous les 30 jours ») ;
• les vins qu’il achète, en quantités.

Les factures restent consultables et se filtrent par période, par client ou par vin. Un avoir est déduit du chiffre d’affaires. Il n’y a pas de rapprochement automatique entre une commande prise et sa facture : la facture fait foi.

Relancer avant que le client s’éloigne

À partir du rythme de chaque client, WineCRM sait quand sa prochaine commande est attendue. Il passe « Hors rythme » quand elle tarde nettement, et « Bientôt » quand elle approche. La liste des relances se lit d’un coup d’œil : rythme habituel, dernière commande, retard. Appelez, envoyez une fiche ou reportez d’une semaine : chaque geste est noté.

Suivre les visites et les dégustations

Avant d’entrer chez un client, la fiche du rendez-vous rappelle sa dernière commande, les vins qu’il a aimés et le dernier compte-rendu. Après la visite, le compte-rendu garde les vins goûtés et la réaction du client, la commande prise, une note écrite ou dictée, une photo et la prochaine relance. Une note dictée est transcrite et rangée sur la fiche.

Des fiches techniques au nom du domaine

Chaque vin a sa fiche technique : appellation, cépages, millésime, vinification, dégustation, accords, récompenses, photo de la bouteille. Elle devient un PDF avec le nom, l’adresse et les coordonnées du domaine, et s’envoie par WhatsApp, e-mail ou SMS, un lien par document valable 7 jours. Tarifs et catalogues se rangent dans des dossiers et s’envoient de la même façon.

Si vous êtes plusieurs au domaine

Chaque compte WineCRM est celui d’une personne : si plusieurs personnes vendent pour le domaine, chacune crée son compte et suit son portefeuille. Il n’y a pas de compte partagé ni de rôles entre collaborateurs. Chacun peut exporter toutes ses données à tout moment.

CRM généraliste ou CRM du vin ?

Pour aller plus loin : WineCRM ou Excel, et les tarifs.